Concernant les archives, notamment papier, les entreprises sont soumises à de nombreuses normes et règles. Ne pas les connaitre peut exposer les professionnels à certains risques et conséquences. Les éléments à connaitre se trouvent ici.
Conservation des archives professionnelles : les règles à connaitre
En premier lieu, il faut peut-être rappeler que les archives ont une valeur de preuve. La durée de cette valeur probatoire n’est pas identique selon les documents, ce qui peut constituer une première gageure pour les pros : comment être certains de ne pas jeter des documents importants ? Le faire, en effet pourrait avoir des conséquences plus ou moins graves.
Tous les ans, quelques 100 000 entreprises sont désignées par le sort pour subir un contrôle fiscal. L’agent qui est missionné va alors envoyer une liste de documents, notamment comptables, pour pouvoir exercer sa tâche. Mieux vaut ne pas avoir de difficulté à retrouver et présenter ces archives. Cela sera la même chose dans une situation litigieuse.
La norme ISO 14641-1 concerne ainsi les archives papier. Pourtant, penser qu’il suffit de tout conserver sans discernement n’est pas non plus une bonne idée quand on a peur de mal faire.
En effet, il s’agit de faire régulièrement un récolement et un tri des archives, afin de pouvoir enlever tous les documents qui n’ont plus de valeur ou dont les informations erronées ou obsolètes pourraient amener le chef d’entreprise ou un collaborateur à prendre une mauvaise décision ou à perdre un peu de leur temps productif.
Comme les entreprises sont obligées de suivre les termes de la loi sur la transition numérique, d’autres règles et normes s’appliquent, comme la norme NF Z 42-013, ce qui suppose d’autres contraintes pour les professionnels.
Est-on soumis à des règles aussi pour la destruction des archives d’entreprise ?
Nous venons de voir que, quand la durée de valeur probatoire des archives est terminée, ces dernières peuvent être supprimées.
Là encore, impossible pour les professionnels de faire comme avant et de froisser négligemment les feuilles avant de les mettre à la poubelle. Il convient maintenant, à l’heure de la Data, de faire attention aux données personnelles ou sensibles, aux informations confidentielles relatives à l’entreprise mais aussi aux fournisseurs, ce qui signifie que l’on ne peut tout simplement pas jeter ses archives, mais bien les détruire.
Les déchirer ne sert à rien puisque des logiciels permettent de reconstituer des documents en analysant la moindre parcelle de texte pour obtenir les données qu’ils recèlent et qui peuvent faire l’objet d’une transaction pour qu’un tiers les exploite.
Parce que toutes ces contraintes peuvent peser lourd sur les épaules d’un chef d’entreprise pourtant soucieux de bien faire, il est tout à fait possible de déléguer l’ensemble de ces tâches, voire bien plus en se faisant aider par des entreprises spécialisées : les sociétés d’archivage.
Que l’on soit à jour dans le classement de ses documents administratifs ou non, que l’on possède une simple armoire ou plusieurs pièces débordant d’archives, quelle que soit la nature de son activité ou encore sa masse salariale, rien ne leur fait peur.
Elles peuvent se charger de dépoussiérer les archives, voire de les désamianter, mais aussi les récoler, les trier, et supprimer en établissant un document de collecte tous les papiers qui n’ont plus lieu d’être.
Les autres seront patiemment classés et on peut leur demander la numérisation.
Une entreprise peut souhaiter la mise en place d’une GED (Gestion Electronique des Documents) efficace et adaptée à son mode de fonctionnement et même une formation pour comprendre comment gérer de manière autonome ses archives par la suite.